Emprender o expandir operaciones en Colombia exige el cumplimiento estricto de un marco legal, tributario y comercial. De acuerdo con el Código de Comercio colombiano, la Ley 1258 de 2008 (que regula las Sociedades por Acciones Simplificadas - S.A.S.) y el Estatuto Tributario, la formalización corporativa no es un acto único, sino una secuencia organizada de trámites ante distintas entidades públicas y privadas.
A continuación, se detallan los requisitos paso a paso, actualizados conforme a las políticas de simplificación de trámites, indicando la entidad oficial correspondiente para su gestión.
Fase 1: Preconstitutiva y Estructuración Legal
Antes de radicar documentos o firmar estatutos, es fundamental realizar las verificaciones preliminares que evitarán devoluciones o sanciones.
1. Consulta de Homonimia y Nombre Comercial
Es obligatorio verificar que la razón social o nombre proyectado para la empresa no esté registrado previamente por otra sociedad en la misma jurisdicción ni a nivel nacional.
Normativa: Código de Comercio, Artículo 33; Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
Entidad de gestión: (Cámara de Comercio de la jurisdicción local a través del portal RUES - Registro Único Empresarial y Social).
2. Clasificación de la Actividad Económica (Código CIIU)
Se debe identificar con precisión el código de la Clasificación Industrial Internacional Uniforme (CIIU) correspondiente al objeto social de la empresa, el cual determinará la tarifa aplicable del Impuesto de Industria y Comercio (ICA) y las obligaciones regulatorias.
Entidad de gestión: (Cámara de Comercio de la jurisdicción local / DIAN).
3. Redacción de Estatutos Sociales y Acta de Constitución
Documento privado (o escritura pública en casos excepcionales señalados por la ley, como cuando se aportan bienes inmuebles) donde se fijan las reglas de la sociedad: capital, representación legal, distribución de acciones y causales de disolución.
Normativa: Ley 1258 de 2008 (para S.A.S.) o Código de Comercio (para S.A., Ltda., etc.).
Entidad de gestión: (Notaría Pública —solo si aplica escritura pública— o preparación interna para radicación directa en Cámara de Comercio).
Fase 2: Registro Constitutivo e Inscripción Tributaria
Con la documentación legal preparada, se procede a la creación formal de la persona jurídica.
4. Obtención del RUT y el NIT (Cámara de Comercio / DIAN)
Por ley antitrámites y en virtud de la Resolución DIAN 110 de 2021, ahora la Cámara de Comercio realiza, en coordinación técnica con la DIAN, la formalización de la inscripción en el RUT y la asignación del NIT de forma simultánea a la matrícula mercantil.
5. Registro Mercantil y Matrícula Comercial
Inscripción formal de la empresa en el registro público. Con la radicación de estatutos, formularios RUES y pago de los derechos de matrícula e impuesto de registro, se otorga la personería jurídica y el Número de Identificación Tributaria (NIT) asignado.
Normativa: Ley 223 de 1995 (Impuesto de Registro).
Entidad de gestión: (Cámara de Comercio de la jurisdicción local
6. Inscripción de Libros de Comercio
Las sociedades comerciales están obligadas a registrar sus libros oficiales (Libro de Actas de Asamblea/Junta de Socios y Libro de Registro de Accionistas/Socios) para darles valor probatorio legal.
Normativa: Decreto Ley 019 de 2012 (Ley Anti-trámites).
Entidad de gestión: (Cámara de Comercio de la jurisdicción local).
Fase 3: Trámites Operativos, Tributarios y Laborales
Una vez obtenida la matrícula mercantil y el RUT, la empresa debe activar sus mecanismos financieros y cumplir con las obligaciones territoriales y laborales.
| Requisito / Trámite | Descripción Corta | Entidad Responsable |
| Apertura de Cuenta Bancaria | Trámite operativo necesario para el manejo de recursos, pago de nómina y recaudo, aunque ya no es exigencia de la DIAN para el RUT. | (Entidad Bancaria Comercial a elección) |
| Habilitación de Facturación Electrónica | Configuración de la plataforma gratuita o proveedor tecnológico autorizado para emitir comprobantes electrónicos. | (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN) |
| Registro de Información Tributaria (RIT) | Inscripción de la empresa como contribuyente del impuesto local de Industria y Comercio (ICA). | (Secretaría de Hacienda Municipal o Distrital) |
7. Uso de Suelo y Normas de Convivencia
Si la empresa operará en un establecimiento abierto al público o sede física comercial, debe constatar que la actividad económica esté permitida en la zona geográfica asignada según el Plan de Ordenamiento Territorial (POT).
Normativa: Ley 1801 de 2016 (Código Nacional de Policía y Convivencia).
Entidad de gestión: (Secretaría de Planeación Municipal/Distrital o Curaduría Urbana).
8. Afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral
Toda persona jurídica que contrate personal (incluyendo al representante legal formalmente vinculado) debe inscribir la empresa y afiliar a sus trabajadores al sistema de protección social.
Salud: (Empresa Promotora de Salud - EPS elegida por el trabajador).
Pensión: (Administradora de Fondos de Pensiones - AFP elegida por el trabajador).
Riesgos Laborales: (Administradora de Riesgos Laborales - ARL elegida por la empresa).
Aportes Parafiscales: (Caja de Compensación Familiar de la jurisdicción, ICBF y SENA).
Fase 4: Requisitos Especiales Según la Actividad Económica
Dependiendo del objeto social de la empresa, la legislación colombiana exige registros, licencias o permisos adicionales emitidos por autoridades de inspección, vigilancia y control.
1. Servicios Turísticos y Hoteleros
Las agencias de viajes, hoteles, guías de turismo y plataformas de alojamiento están obligadas a registrarse antes de iniciar operaciones y actualizar su inscripción anualmente.
Trámite: Registro Nacional de Turismo (RNT).
Normativa: Ley 300 de 1996 (Ley General de Turismo).
Entidad de gestión: (Cámara de Comercio en coordinación con el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo).
2. Fabricación, Importación y Comercialización de Productos de Consumo Humano
Las empresas que manipulan alimentos, bebidas alcohólicas, medicamentos, cosméticos o dispositivos médicos requieren autorización sanitaria previa para garantizar la salud pública.
Trámite: Registro Sanitario, Permiso Sanitario o Notificación Sanitaria.
Normativa: Decreto 3075 de 1997, Resolución 2674 de 2013 (Alimentos).
Entidad de gestión: (Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos - INVIMA o la Secretaría de Salud Municipal/Departamental según el riesgo del producto).
3. Servicios de Transporte Terrestre, Aéreo o Marítimo
Toda empresa que preste el servicio público o privado de transporte de pasajeros o carga debe estar formalmente habilitada.
Trámite: Habilitación de empresa de transporte y expedición de tarjetas de operación.
Normativa: Ley 336 de 1996 (Estatuto Nacional de Transporte).
Entidad de gestión: (Ministerio de Transporte o Secretaría de Tránsito y Transporte Municipal/Departamental).
4. Entidades Educativas (Colegios, Institutos, Universidades)
Quienes ofrezcan servicios de educación formal, educación para el trabajo y desarrollo humano (ETDH) o educación superior, no pueden operar sin la licencia respectiva.
Trámite: Licencia de funcionamiento y registro de programas.
Normativa: Ley 115 de 1994 (Ley General de Educación), Ley 30 de 1992.
Entidad de gestión: (Secretaría de Educación Municipal/Departamental para educación básica y ETDH; Ministerio de Educación Nacional para educación superior).
5. Reproducción de Obras Musicales o Audiovisuales
Los establecimientos de comercio (restaurantes, bares, discotecas, tiendas, etc.) que utilicen música u obras audiovisuales protegidas deben certificar el pago de los derechos correspondientes.
Trámite: Certificado de pago de derechos de autor y derechos conexos.
Normativa: Ley 23 de 1982.
Entidad de gestión: (Organización Sayco y Acinpro - OSA u otras sociedades de gestión colectiva reconocidas por la Dirección Nacional de Derechos de Autor).
6. Inspección Técnica de Seguridad para Establecimientos Físicos
Todo local comercial abierto al público debe certificar que cumple con las normas de seguridad humana, extintores, rutas de evacuación y manejo de emergencias.
Trámite: Certificado de inspección técnica de seguridad.
Normativa: Ley 1575 de 2012 (Ley General de Bomberos).
Entidad de gestión: (Cuerpo Oficial o Voluntario de Bomberos del municipio/distrito).
